焦点短讯!如何做好时间管理?
同事老张已经快到退休年龄了,他非常勤奋,每天都在不停地忙碌工作,但他的工作质量和产出并没有想象的那么高。
究其原因,除去业务能力弱之外,最重要的当属老张没有做好时间管理了,因为他喜欢一边做事情,一边刷手机,还一边絮絮叨叨的诲人不倦,导致工作效率低下,经常加班到深夜。
(资料图)
事实上,不止老张,我们都要学习时间管理,让工作更有价值,有更多的时间来休息等。
那要如何做好时间管理呢?
一、区分效率和效能
我认为,时间管理的首要关键是要分清效率和效能,效率反映的是做事的速度,而效能是有价值的那部分效率,我们都知道南辕北辙这个词,如果方向反了或者说与目标不一致,做的越多,错的越多。
效率只解决规定时间内所能完成的任务数量,与完成质量无关,而效能是指在规定的时间内所完成的任务的价值,既追求数量、又追求质量,因此,时间管理不只是关注效率,更要注重效能。
总之,时间管理并不仅仅是关注效率,重要的还是着眼于效能,注重目标的规划和计划,避免南辕北辙,减少无效动作,同时在休息和工作之间找到平衡,这才是有效的时间管理。
比如我们做PPT,有些人不用母版,做的越多,后面改起来工作量越大,因为每页都需要修改,相反,如果我们花多一些时间在母版上,尽量把母版做好,然后每页套用合适的版式即可,这样,要整体修改PPT的风格、配色等,即便几百页的PPT,也就是几秒钟的事情。
对于单个PPT来讲,有人会觉得花大力气去做母版不值当,但是,随着PPT内容越来越多,这时候的母版价值就体现出来了。
如下图所示:
简单总结,PPT制作母版,短期可能觉得不值当,但长期效能往往很高。
二、时间分配
追求效率,不是追求同时做多件事,我们不是电脑,不能多线程工作,让自己专注于一个任务,不被干扰或分心。
时间管理的关键是制定目标和计划,并根据优先级和价值来安排自己的时间,只有在明确目标和计划的基础上,才能更好地利用时间,做出有价值的事情,从而有更多的时间自己喜欢的事情,如阅读书籍和运动。
比如,可以把每天的待办事项写在一个清单上,并根据紧急程度和重要性来排序,专注于一项任务,直到完成它,避免分心和浪费时间的行为。
如果同时做多件事情,最终的结果往往是一件也做不成,在麦肯锡工作法中,麦肯锡顾问都会严格遵循“一次只做一件事”这条规则的。
那么,你是否会想说,我想一次只做一件事,但事情很多怎么办?这时候,就需要懂得时间/精力分配的四象限原则(紧急重要性原则)了。
提醒,很多人把主要精力投入到又重要又紧急的事情,其实,这种思路需要调整一下,精力的重点投入应该是重要但不紧急,因为不紧急,你才能有时间从容不迫的把事情做好,做完整,否则,这些重要但不紧急的事情很快就变成了重要且紧急的事情,这样你就会忙于应付,往往因为时间或精力的原因,导致重要的事情没做好,这是很多拖延症人最常犯的错误。
三、学会休息
没错,是会休息,不要以为利用时间的重点就是拼命干活,而是会休息,只有充分休息、精力充沛,才可能更好的产出,会休息不一定是要睡大觉,可以爬爬山、游游泳等。
工作的时候全心全意工作,不要工作的时候一下看手机、一下看新闻、一下娱乐八卦,这样的工作方式,累死也不会有太好的产出。
休息的时候要彻底放下工作,同样,工作的时候也要全心全意。
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